Responsable du protocole (663 vues)

Lille
12 décembre 2022

CDDU – du 5 janvier au 30 avril 2023

Poste basé à Paris avec présence à Lille pendant l’évènement

DESCRIPTIF

 

Crée à Paris en 2010 et installé à Lille depuis 2018, le festival international Séries Mania Lille/ Hauts-de-France propose en avant-première et sur grand écran les meilleurs séries du monde entier, offrant ainsi au grand public – plus de 72 000 spectateurs et plus de 3 000 professionnels français et étrangers – une opportunité unique de rencontrer à Lille, tout au long des 9 jours du festival, les créateurs, scénaristes, réalisateurs et talents parmi les plus renommés de l’univers sériel d’hier, d’aujourd’hui et de demain.

 

Pour son édition 2023, qui aura lieu du 17 au 24 mars, le Festival recherche un.e Responsable du Service Protocole.

MISSIONS

CONSEIL

En étroite collaboration avec la Directrice Générale, vous assurerez l’élaboration, le suivi et l’animation d’un réseau de contacts et de personnalités importantes à inviter au festival (national / international – grands groupes – institutionnels – partenaires – politiques – talents …).

 

INVITATIONS PROTOCOLAIRES

 

1- CONFERENCE DE PRESSE

– Création d’un listing, envoi et suivi des invitations des conférences de presse de Lille et de Paris dans le respect des normes protocolaires

– Coordination des conférences de presse à Lille et à Paris en collaboration avec les équipes de communication et de production : déroulé à destinations des institutionnels, accueil des invités, gestion des prestataires (équipe accueil (hôtesses), traiteurs… ).

 

2- FESTIVAL / FORUM PROFESIONNEL / DIALOGUES DE LILLE

– Envoi et suivi des invitations protocolaires

– Organisation logistique : suivi roomig list et pickups des invités protocolaires en lien avec les services hébergement et transport

– Accréditation des invités protocole

– Création, mise à jour et suivi des plannings personnalisés des invités protocolaires, en lien avec la Direction générale et les services programmation, partenariat, presse et le forum professionnel

– Gestion des dîners protocoles : établissement des plans de table (de 10 pax à 90 pax), relation avec les traiteurs (du choix des menus à la facturation), accueil physique des invités sur place

 

 

3- SOIREE OUVERTURE / CLOTURE

– Configuration de la billetterie invitée pour les soirées d’ouverture et de clôture en collaboration avec le responsable billetterie festival et le prestataire billetterie

– Etablissement des quotas par service

– Etablissement, coordination et suivi des RSVP des soirées

– Création et coordination du plan de salle des invités aux cérémonies : zonage et quotas par service

– Accueil et placement des invités protocolaire et talents en salle aux cérémonies

– Mise en place de l’accueil invités des cocktails d’ouverture et de clôture

– Gestion de l’After pour invités VIP

 

4- CLUB VIP

– Coordination quota et listing Club VIP

 

MANAGEMENT

– Coordination de l’équipe protocole en amont et pendant l’évènement : 2 à 3 personnes

– Gestion d’une équipe de bénévoles pendant l’évènement

– Recrutement et gestion d’une équipe de 5/6 talents handlers pour le Series Mania Forum et les Dialogues de Lille

 

Cette liste de missions n’est pas exhaustive et pourra être adaptée le cas échéant.

RÉMUNÉRATION

Selon expérience, tickets restaurants, indemnités de transport (50%)

CANDIDATURES

A envoyer avant le 15 décembre

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